第三方公司的验货手册(含验货技巧)

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验货程序

为了便于QC合理的安排验货工作,提高工作效率,节省人力、物力使工作更为流畅,达到事半功部的效果,故有必要将此程式制作出来,验货程式的步骤分为三段进行:验货关(即准备阶段)→验货中(进行阶段)→验货后(结束阶段)。

第一节 验货前(准备阶段)

验货前主要作以下工作:

1、工厂将将资讯反馈给相关业务或业务主动联系工厂,确定何时可验货。

2、业务于每周五下午2:00前将下周《验货通知单》交给业务组长,组长再将本组验货表填写好后转交人事部,人事部再作统筹安排下周QC验货表。

3、QC应在验货前一天向相关业务取得验货资料。

4、QC应仔细查看读懂订单,并且问业务有无特殊的要求及规定,并请业务写在订单上。

5、询问有无签样及照片(最好是签样),出远差或需驻厂人员须申请差旅费。

6、电话查问工厂大货的生产状况,了解工厂背景及准确位置,取得联络方式。

7、再次确定验货资料是否齐全,带齐验货所需工具。

8、依大货交期的急缓,工厂的可信度及品质评估状况,配合度好坏及费用合理性四个方面去安排(因其中还要结合工厂的返工时间)。

第二节 验货中(进行阶段)

验货的进行阶段主要有如下工作:

1、到工厂后,接触相关业务,告知来厂目的,了解大货生产状况及大货存放处。

2、清点箱数是否与订单数量相符,如若包装完成80%,生产线上还有足够的产品,交货期允许的情况下可以验末期。

3、抽箱一般采用“十”形阶梯型抽箱方式,这样可避免工厂将有缺陷的产品混入其中,也是防止放空箱的最好方法。

4、将抽箱的箱号记住或用唛头笔作上记号,以免工厂在运往验货地点途中偷梁换柱,这是经常会碰到的事情。

5、按ITEM#、P/O不同核对唛头,查看纸箱纸质,量外箱尺寸时,检查外箱破损状况,外箱标(条码标)及所贴位置是否正确,封箱的状况,核对净毛重资料。

6、要经过六面、三棱、一角的试摔方式(按照毛重、材质的不同,试摔要求的高度也不同,请详见附页),严格进行安全包装试摔,每棱面由小到大试摔。

7、按AQL标准拆箱取出产品平行摆放在验货台上。

8、依订单要求,根据签名样,逐次查看单体包装、胶袋、UPC标、产地标等各类标签,核对内盒唛头及产品本身。

9、检查外观、颜色、结构、功能、组装、安全性等方面,进行功能或技术性能方面的测试(部分产品需提前测试,如蜡烛、喷泉等)

10、将缺陷产品按致命、严重、轻微分类,按AQL标准(见附页)确定大货品质状况,从而可以得知此货可否放行。

11、如品质有问题或其他实质性问题应及时反馈公司,应带缺陷样版回公司(样版较大或较重时可要求工厂寄回公司),若货期较急者,可将产品E-Mail回公司,必要时留在工厂与工厂负责人一起探讨可行的解决方案,直到有效改善方可离开。

第三节 验货后(结束阶段)

货验完后,还有以事项须注意:

1、详细填写验货报告,有理有据而又客观地反映工厂此批大货的品质状况。

2、如若须返工,应告诉工厂是什么原因及有效的解决方法。

3、如若因我司方面的原因,例如:业务疏忽,须业务作出确认并在报告上注明,如是客观原因或自已亦不能判定可否放行进,应带回1PC大货回公司与业务共同探讨合理有效的改善方法,严重的须告知上级寻求解决办法。

4、每礼拜需召开一次总结会,从不同的验货案例及经历来总结经验,提出自已的想法,共同探讨,一起学习,共同进步。

第四节 验货规则

1、不在外省出差或较远的地区验货,早上8:30前必须到办公室,看是否有安排方面的变动。

2、查看订单,了解要验的是什么货,验货的要点是什么。

3、没有订单就不要验货,这是一条基本原则,但如果工厂位置遥远或是在特别紧急的情况下,你可以先验货,并在验货报告上详细写明订单号码、货号、唛头内容、混装方式等内容以便取得订单后核对,并带回样品回公司确认。

4、提前与工厂联络,以掌握货物的真实情况,避免跑空路,但如果真的出现这种情况,应在报告上写明事情的经过,并查看工厂实际生产情况。

5、如工厂将空纸箱放于已好货物的纸箱中间,这是明显的欺骗行为,在报告上详述事情的经过。

6、根据AQL(我司现行使用标准为MEL-STD-105D)抽样标准随机抽样,为了提高抽样的准确性,我们采用了开平方根的方法,如:一批货物数量为50000件或500箱,于是500=22.36,从500箱中随机抽出23箱,然后200(样本数量)÷23=8余16,然后,每箱取出件(有7箱只取8件),以达到总的抽样数量200件。

7、主要或次要缺陷的数量必须在AQL接受的范围内,如果缺陷数量在接收与否的边缘,扩大抽样量以得到一个更合理的比率,如果你在接受与拒绝之间犹豫不决,请交公司处理。

8、根据订单规定与验货基本要求进行摔箱测试,检查唛头、外箱尺寸、纸箱强力及质量,通用产品代码及产品本身。

9、摔箱测试应至少摔2到4箱,特别是对陶瓷、玻璃等易碎产品。

摔箱要求

外箱重量 高度 地面

1~20.99磅(1.0~9.5公斤) 30英寸(77厘米) 摔六面于水泥地面

21~40.99磅(9.6~18.6公斤) 24英寸(61.5厘米) 摔六面于水泥地面

41~60.99磅(18.7~27.6公斤) 18英寸(46厘米) 摔六面于水泥地面

61~100磅(27.87~45.4公斤) 12英寸(31厘米) 摔六面于水泥地面

10、消费者及质检员的立场决定需要进行何种测试。

11、如果在验货过程中加续发现同一个问题,请不要只专注于一点而忽略全面;总的来说,你的验货应包含尺寸、规格、外观、功能、结构、组装、安全、性能及其它特点与有关测试等各个方面。

12、如果是中期验货,除了上述所列出质量方面外,你还应寻查生产线从而评估工厂的生产能力,以利于及早发现交货期及产品品质方面的问题,你应知道,中期验货时的标准及要求应把握得更严格。

13、验货完成后,准确详细地填写验货报告,报告应字迹清楚,内容完整,在得到工厂的签名以前,你应将报告的内容,公司的标准,你最后的判断等清晰、公允、坚定而又不失原则地解释给工厂,他们如有不同意见,可在报告上注明,但不管怎样,不能与工厂发生争吵,更不能打架。

14、如果验货报告是不接受应立即将验货报告传回公司,如果验货中发现一些箱唛的小错误,应在报告上注明“在收到工厂有关修改错误的保证书的情况下,货物可以放行”。

15、如果试摔没有通过,应在报告上注明要求工厂怎样做加强包装的修改;如果因品质问题要求工厂返工,应在报告上注明重验时间,并要工厂确认、签名。

16、QC应每天至少与公司电话联络一次尽量利用工厂的电话,因为排程可能有变化或者可能有意外发生,每个QC都必须严格遵守这一点,特别是对那些远出人员。

17、对于第一次出货的产品,要求带出货样回公司,你必须在样品上写明:订单号码、货号及工厂名称、验货时间、QC姓名等,太大或太重的样版可要求工厂托运送出,如没有带回样版,应在报告上注明原因。

18、正确填写“报账单”,准时交给会计部。

19、我们始终要求工厂对QC工作进行适当合理的配合,这体现在他们经常积极参与我们的验货过程,但这并不意味着你有权对他们指手划脚,更不能提出一些明显会对公司形象不良影响的不合理要求。

20、牢记你的尊严和廉洁正直的品格,而不是一餐饭或其他特别服务,你必须对你自已的行为负责,只有努力工作完作公司交给你的任务,才能使你的人格得到升华。

第五节 中期与末期报告

一、中期报告

在产品的生产中期进行验货是为了保证产品的质量及交货期得到有效的执行,从中可以判断出工厂是否能如期交货,生产进度如何,质量是否有保证,其内容包括以下几点:

1、生产情况:必须准确无误地报告工厂生产进度,物料订购状况,以此去判断其交期(仅以电话联系是不够的,眼见的才为实)。

2、品质状况:对工厂进料及半成品和部分成品进行抽检或全检,将品质,作以详细描述。

3、依产品现在状况就客人品质及交期的要求向工厂提出要注意的事项。

4、与工厂确认交期。

5、检查包装材料(外箱、内盒、保利龙、汽泡纸、胶袋)有无订购及何时可回,尤其是需贴客人UPC LABEL或HANG TAG(吊牌),帮忙跟催,以免大货做好没法包装。

6、将资讯反馈到公司,以便准确无误的出货。

二、末期报告

1、书写报告字体要工整、页面要整洁。

2、P/O NO与ITEM NO必须填写公司与客人的资料。

3、数量、尺寸、净毛重依据订单上必须准确填写(应注意布及充棉产品有时外箱中间膨胀,测量外箱长宽高进务必以凸起部分为准),以免业务排柜不准确,货柜偏空或装不下给公司造成损失。

4、包装材料UPC NO必须与客人要求的一致,不能单纯以订单填写,价格标上的单价必须填写在报告上。

5、外箱尺寸必须按实物测量,误差不可超过0.5CUFT(才)。

6、如若品质有问题,报告上必须特别注明因哪种原因退货。

7、如果试摔不能通过,应在报告上注明试摔结果(产品破碎情况),若有何建议可在报告上写出。

8、重新审核报告,签上名后给工厂负责人也签上。

9、每次验货应带出货样回公司,除特殊原因外(如产品体积过大或过重时)。

10、有问题的产品不管是中期或是末期验货均需带样品回公司。

第四章 验货技巧及判断

作为一名QC,其任务就是要保证大货到客人手中后准确无误,发现问题并提供解决方法及建议,将损失降低到最小程度,要想到此点,并非易事,除了自身的专业素质外,验货技巧合理的充分运用及判断力也非常重要。

第一节 合理安排时间

一、安排时间的重要性

1、贸易是由客户、公司、工厂三方构成的,其中的每个环节都要掌控好,客人需要按时展出货物,为此,如何让大货按时顺利到过客人手中成为公司与工厂的共同的目标,公司与工厂必须周密计划生产进程以确保按期出货,同时,作为QC,拿到验货资料第一时间要快速了解订单内容,问相关业务客人有无特殊要求,或者特别注意事项。

2、在旺季时,QC会遇到一天要去三至四家工厂,这些工厂可能相距较远或很难找到,这就需要你合理的安排时间,否则你将完成不了任务,以致影响后面的安排。

二、如何安排好时间

1、准备好相关文件,查看订单并记住验货要点,在确实掌握了全部资讯后才安排行程,且与同事询问你不熟悉的产品及工厂路线。

2、与工厂联络,问清工厂路线及产品的生产状况,以免跑空路。

3、一次出差行程的安排,会受客人的交货期、工厂的生产能力等客观因素限制,一张大单,我们必须赶在工厂未进行生产时去看中期,将客人的注意事项及产品本身方面应注意之处,提醒并告知工厂,这样工厂在生产大货时才会引起注意,等到大货做完再去验货,这是最不妥、最失败的验货方式,对于类似的教训实在太多了。

4、走错路、弯路、重复路线不仅使自已疲惫,也错过了最佳的验货时间,同时还会给公司带来经济损失,最可怕的是延误了客人的交期,导致大货走空运,影响公司信誉和业绩。

5、从最远的工厂开始验货,这样最省时间,可有时也不一定(因为你可能在最远的一家工厂附近留宿而那里距你第二天要去的第一家工厂很近)。

三、如何提高效率

1、不断学习和积累各种产品的知识。

2、让验货步骤简单易行,如测试蜡烛,可以在刚开箱时就进行;喷泉测试可将产品组装好后再一起插上电源;混装的检查可将不同款,不同色的产品分类放在桌上。

3、按事情的缓急轻重安排验货。

4、优先安排尾期及接近订单取消日的验货。

领航验货
电话:15724908532

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